oktober 26, 2020
Staan er bij jou ook vaak 20 tabbladen open? Switch je elk kwartier tussen het beantwoorden van je e-mail, WhatsApp checken en het uittikken van plan ‘X’? Grote kans dat je aan het einde van de dag alsnog een onvoldaan gevoel hebt. Een gevoel dat je niet productief bent geweest. Hoe kan dat nou? Je hebt je toch 8 uur lang ergens mee bezig houden. Maar met wat eigenlijk? Doordat we steeds afgeleid worden door mailtjes, appjes, notificaties, collega’s en andere zaken, zijn we zelden écht productief. Dus voor alle mensen met het concentratievermogen van een gemiddelde 6-jarige die net een Snickers op heeft: het ligt niet aan jou (nouja, een beetje) maar vooral aan de afleiding om je heen.
Je bent maar 20% van je werkdag productief
De andere 80% ben je afgeleid en lijkt het alsof een circusaapje zich in je brein heeft genesteld. Hoe komt dat? Het is heel simpel: om in een flow-moment te komen (ik verzin dit niet zelf, alle info komt uit het boek ‘Leven zonder smartphone stress‘) heb je ongeveer 15 minuten nodig. Pas na deze 15 minuten zijn we zo op de taak gefocust dat we daadwerkelijk resultaten bereiken. De 16e minuut is dus onze eerste echte productieve minuut. Elke onderbreking maakt deze flow kapot of voorkomt de opbouw van de daarvoor benodigde concentratie. We zijn gemiddeld elke 18 minuten ergens door afgeleid. Een appje, een e-mail, een collega die aan je bureau komt kletsen over de zwemdiploma van haar dochter etc. etc. Die onderbreking duurt misschien maar 5 minuten, vervolgens heb je er weer 15 nodig om in die ‘flow’ te komen. 15 + 5 = 20 gemiste werkminuten. Als we dit in totaal 53 keer per dag doen, tikt onze productieve werktijd bij elkaar maar een teleurstellend tweeënhalve uur aan.
Vijf tips om productiever te zijn
Speelt het deadline monster dagelijks een spelletje met je en voelt je brein als een computer met te weinig geheugen? Ga dan aan de slag met deze vijf praktische tips. Voor iedereen werkt natuurlijk iets anders. Dus deel jouw tip vooral in een reactie.
- TO-DO LIJST – Begin je dag met het opschrijven van je belangrijkste taken. Gewoon, een to-do lijst dus. Vaak kruipen we gelijk achter de computer en beginnen we als een kip zonder kop te werken waardoor we geen overzicht hebben. Schrijf de dingen die je het vervelendst vindt als eerste op. Het plegen van dat ene belletje bijvoorbeeld. Anders loop je hier de rest van de dag tegenaan te hikken en ben je dus minder productief. Herkenbaar?
- MULTITASK NIET – Niemand kan dit. Jij niet, je vrouw niet en de CEO van Amazon ook niet. In 2010 toonde twee Franse onderzoekers aan dat het menselijk brein maar maximaal twee bezigheden tegelijk aankan. Strijken en muziek luisteren bijvoorbeeld. Maar niet een marketingplan schrijven en tegelijkertijd bellen met een klant.
- POMODORO TECHNIEK – Die Italianen gebruiken tomaten niet alleen voor heerlijke pastasaus (krijg je al trek?) maar ook voor timemanagement. Zet een timer op 25 minuten en werk die tijd aan een taak. Zonder afleidingen en zonder onderbrekingen. Hierna neem je een pauze van 5 minuten. Na vier pomodori (= 2 uur) neem je een langere pauze van 20 minuten.
- NEEM ECHT PAUZE – En dan bedoel ik echt pauze. Dus niet die werkmail beantwoorden terwijl je gehaast een broodje tonijn opeet. Probeer ook in het openbaar vervoer gewoon eens voor je uit te staren in plaats van naar je telefoon te kijken. Je brein zal je dankbaar zijn voor deze welverdiende rust.
- BLOKKEER & NEGEER – Ken je dat: wil je nét productief zijn, zit je ineens 2 uur lang YouTube filmpjes te kijken over het huwelijk en de scheiding van Marco Borsato. Of plotseling scroll je zo lang op iemand zijn Instagram tijdlijn dat je in 2013 bent beland (guilty). Blokkeer deze apps op je telefoon en je desktop. En spreek met jezelf af dat je maximaal een kwartier onder werktijd naar deze apps kijkt.